鄂尔多斯市东胜区能源局关于印发

　　《档案管理制度》的通知

　　局属各股室、二级单位：

　　    现将《鄂尔多斯市东胜区能源局档案管理制度》印发给你们，请认真遵照执行。

　　                                                        鄂尔多斯市东胜区能源局

　　                                                              2020年8月14日

　　鄂尔多斯市东胜区能源局档案管理制度

　　为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业，及时分类、整理、编辑、传递文书资料，提高档案管理质量与效率，特制定本制度。

　　一、档案库房管理制度

　　1、按照《中华人民共和国档案法》的规定,配置与本单位档案数量相适应并适宜保管档案的专门库房。

　　2、按照档案保管保护的要求,配备相应的档案装具与设备。

　　3、库房内严禁吸烟,严禁堆放杂物或易燃易爆物品,确保无安全总患。

　　4、非档案管理人员不得进入库房。因特定事项需进入库房的,填经批准,并有档案管理人员陪同方可入内。

　　5、建立库房温湿度登记簿,将库房温湿度分别控制在14℃-24℃、45%-60%的标准范围,发现不适宜要及时调节。

　　6、库房要做好“八防”工作,即:防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防强光、防高温,要有预防设备并能熟练掌握使用。

　　7、掌握档案实体保管情况,对破损或字迹褪色的档案要及时修补、复印或做其它技术处理,尽量延长档案的寿命。

　　8、下班前,要进行库房安全检查,关闭门窗、照明、电器设备,锁好库门。

　　9、坚持定期开展档案安全检查,发现问题要及时处理,消除隐患,确保档案的实体安全。

　　二、档案工作人员岗位责任制

　　1、认真学习、宣传、贯彻执行《中华人民共和国档案法》以及国家和本地区有关档案工作的法规、规章和行政规范性文件。制定、完善本单位各项档案工作制度,并严格执行。举报、制止档案违法行为。

　　2、监督和指导本单位各部门文件的形成、积累、立卷和归档工作。

　　3、集中统一管理本单位全部档案,即负责本单位档案的收集、整理、鉴定、保管、统计等工作。

　　4、负责编制本单位档案案卷目录、全引目录等检索工具,开发档案信息资源,做好档案利用服务工作。

　　5、依法、按期、保质保量地完成向国家档案馆移交档案的工作。

　　6、监督和指导本单位所属机构做好档案工作。

　　7、定期参加有关档案专业知识及相关管理知识的培训,组织或承担本单位档案业务培训工作。

　　8、接受档案行政管理部门监督、指导与检查,积极组织参加档案行政管理部门布置的各项活动。

　　三、档案保密制度

　　1、档案管理人员要严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》的有关规定,加强对涉密档案的管理,控制借阅范围。

　　2、严格执行档案保管规定,案卷入柜上锁保存,下班后办公桌面不准堆放档案材料,不准将非档案人员带入库房,不准在库房会客,确保档案实体安全。

　　3、严格执行档案鉴定销毁制度,销毁时应到指定地点销段,有两个以上人员监销,监销人员需在销毁清单上签字,销毁清册存档备查。

　　4、坚持开展保密档案管理情况的日常检查活动,节假日前要重点检查,发现问题及时报告,采取有力措施予以解决。

　　5、严格执行档案借阅制度,借阅前有完备的审批登记手续,归还时认真检查、清点并及时入柜。

　　6、借阅密级档案须经有关领导批准,未经批准,不得自读、摘抄、复印密级档案。

　　7、不得携带密级档案及其复印件外出。不得在互联网上传送保密或不宜公开的档案。

　　四、档案借阅利用制度

　　1、档案查阅及手续

　　（1）本单位工作人员因工作需要查阅档案,须履行查阅登记手续,查阅涉密档案须经主管领导批准。

　　（2）外单位人员查阅相关档案,须持单位介绍信和本人有效证件,经审核同意并履行查阅登记手续后方可查阅。

　　（3）社会公众持有效证件,经审核同意并履行登记手续后方可查阅法律规定应当予以公开的相关档案。

　　2、借阅方法与要求

　　（1）档案原则上不外借,因特定事项需外借时,须批准同意后,方可外借。外借时间一般不得超过5个工作日,如需继续外借,须另行办理借手续。

　　（2）在外借期间,借阅者要妥善保管档案,不得将档案擅自转借或带到公共场所,以保证外借档案的安全。

　　（3）借阅者必须爱护档案,严禁涂改、损毁、抽取档案,严禁擅自抄录、公布档案,以保证档案的完整和安全。

　　3、服务与管理

　　（1）档案管理人员应主动、热情为查阅者提供方便、快捷的服务,严格执行借阅利用制度,规范借阅、查阅手续。

　　（2）档案管理人员对归还档案要进行认真细致的检查,核对无误后方可办理借阅注销手续。

　　（3）发现损毁、丢失档案以及其他造成档案损失的行为,要及时向有关领导报告,依法进行查处。

　　（4）定期开展档案查阅统计和利用效果分析工作,不断提高查阅工作服务水平。

　　五、档案资料保管制度

　　1、建立健全卷宗,记载立档单位和全宗历史变化情况。

　　2、档案库房内,装具、设备摆放整齐合理,全宗内的档案必须按照不同门类和载体进行科学分类、系统整理,档案案卷排放有序。

　　3、档案管理人员接收档案资料时,须认真点收,并办理交接手续。同时,应接收检索工具和全宗介绍、组织沿革等。

　　4、档案管理人员要熟悉室藏档案情况,建立健全检索工具,做到查找利用档案迅速准确。

　　5、档案资料整理入库后,要编制档案存放位置索引或图表。

　　6、做好档案的收进、移出、利用等日常的登记、统计工作。

　　7、要定期对库内档案资料进行检查清点,并做好记录。发现档案缺少或排列不当要及时进行查找和调整。

　　8、档案人员调离时,要认真做好档案的清点工作,办理交接手续。